E-Mail: Platzhalter verwenden
Verwendung von Platzhaltern
Das E-Mail-Element bietet die Möglichkeit, Platzhalter zu verwenden, die beim Versand der E-Mail durch Inhalte aus Formularen oder Daten aus dem Container ersetzt werden. Die Definition eines Platzhalters erfolgt durch Einschließen des Parameters in Rauten (#). Platzhalter können verwendet werden im Betreff, in der Inhaltsvorlage und für Anhänge des E-Mail-Elements.
Als Parameter wird der Name des Formular-Elementes eingegeben. Haben Sie einen davon abweichenden Feldnamen im Container vergeben, so muss dieser eingetragen werden.
Die Inhaltsvorlage kann Formularfelder referenzieren. Nach erfolgreicher Ausführung des Prozessschrittes werden vor dem Versand der E-Mail die Platzhalter durch entsprechende Inhalte ersetzt.
In den Feldern Empfänger und Empfänger in Kopie kann der Versand an eine Rolle mit Hilfe eines Platzhalters konfiguriert werden.
Platzhalter im Mailtext
Im Beschaffungsprozess der Mustermann GmbH wird dem Antragsteller eine Freigabe-Mail zugesendet, wenn sein genehmigungspflichtiger Antrag von der Buchhaltung freigegeben wurde. Max Mustermann möchte für die E-Mail Informationen aus dem Beschaffungsantrag verwenden.
Im Formular Beschaffungsantrag sind die Felder Name und Gesamtpreis enthalten:
Die Freigabe-Mail wird markiert. In der Sidebar Editieren füllt Max zunächst den Betreff aus. Als Betreff trägt Max einen feststehenden Inhalt ein: Alle Freigabe-Mails werden mit dem gleichen Betreff Ihre Bedarfsanforderung versendet:
Anschließend öffnet Max mit einem Klick auf das Zahnrad Inhaltsvorlage den E-Mail-Editor. Im Text fügt er die Platzhalter #Name# und #Gesamtpreis# aus dem Beschaffungsantrag sowie die Metainformation #meta.createdAt# ein. Der Inhalt eines Platzhalters kann ebenso wie normaler Text formatiert werden. Dafür muss der komplette Platzhalter inklusive der beiden Rauten markiert werden. Max möchte, dass Datum und Preis in fetter Schrift angezeigt werden und formatiert beide Platzhalter entsprechend:
In der versendeten E-Mail wurden die Platzhalter mit den Werten aus dem Container befüllt. Der Wert der Platzhalter meta.createdAt und Gesamtpreis wird in der E-Mail in der gewählten Formatierung angezeigt, in unserem Beispiel in fetter Schrift:
Platzhalter im Betreff
Auch im Feld Betreff können Platzhalter verwendet werden:
Sie werden vor dem Versand der E-Mail ebenfalls durch den entsprechenden Wert im Container ersetzt:
Platzhalter für Anhänge
Das E-Mail-Element verfügt über ein Feld Anhänge. Hier können Dateien hinterlegt werden, die zusammen mit der E-Mail versendet werden sollen. Im Feld Anhänge sind verschiedene Eingaben möglich:
Es kann auf Dateien verwiesen werden, die per Upload im Container abgelegt wurden. Dazu muss der Feldname im Container als Platzhalter eingetragen werden. Die URL und der Dateiname des Anhangs werden aus dem Containerwert ermittelt. Der Platzhalter wird in Rauten eingeschlossen.
Formular-Element | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
Datei hochladen | Bei einem Einfach-Upload wird als Platzhalter der Feldname im Container des Formular-Elements Datei hochladen eingetragen. | #fileUpload# |
Dateien hochladen | Die Werte (=Dateien) eines Mehrfachuploads werden als Array gespeichert. Verwendet man nur den Feldnamen im Container des Formular-Elements als Platzhalter, werden alle Werte des Arrays an die Mail angehangen. Sollen nur einzelne Dateien aus dem Array angehangen werden, muss der Feldname im Container des Formular-Elements Dateien hochladen ergänzt werden um die Angabe des jeweiligen Werts. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn jede angehängte Datei aus einem Mehrfachupload einen eigenen Namen erhalten soll (siehe Verwendung der Notation value;filename). | #multiFileUpload# #multiFileUpload.0# #multiFileUpload.1# etc. |
Durch Verwendung der Notation value;filename kann der Name des Anhangs frei definiert werden.
Attribut | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
value | Als value kann der Feldname im Container als Platzhalter mit Rauten angegeben werden. | #fileUpload# #multiFileUpload.1# https://scheer-solutions.com/mustermann_gmbh/app/storage/mustermann_test/66afb872-c93e-4d68-f1fe92;Lieferschein.pdf |
filename | Definiert den Namen, den der Anhang in der Mail bekommen soll. Der Name sollte um die Endung des Dateityps ergänzt werden, damit der Anhang in der E-Mail korrekt dargestellt wird und mit dem entsprechenden Programm geöffnet werden kann. | IhrBildupload.jpg Rechnung.pdf |
Beispiel: Versand des hochgeladenen Einarbeitungsplans (Onboardingprozess der Mustermann GmbH)
Zum Onboardingprozess gehört das Erstellen eines Einarbeitungsplans. Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters muss den fertigen Einarbeitungsplan während der Vorbereitungsphase im Feld Einarbeitungsplan als pdf hochladen bereit stellen. Der Feldname im Container für das Dateien hochladen Element lautet PLAN. Max Mustermann möchte den Plan als Anhang an der Infomail versenden:
Dafür öffnet Max im E-Mail-Element Infomail neuer Mitarbeiter die Sidebar Editieren. Im Feld Anhänge muss er den Platzhalter für die hochgeladene Datei eintragen. Der Anhang soll unter dem Namen Ihr persönlicher Einarbeitungsplan versendet werden. Der vollständige Eintrag im Feld Anhänge lautet daher:
#PLAN.0#;Ihr persönlicher Einarbeitungsplan.pdf
Beim Ausführen der App lädt der Vorgesetzte in seinem Prozessschritt den Einarbeitungsplan F. Flink.pdf hoch:
Die hochgeladene Datei wird unter dem Namen Ihr persönlicher Einarbeitungsplan.pdf an die E-Mail angehangen:
Modellierer haben mehrere Möglichkeiten, Anhänge zu definieren. Eine Übersicht finden Sie auf der Seite Dispatch of E-Mail Attachments.
Platzhalter für Empfänger
In den Feldern Empfänger und Empfänger in Kopie können Platzhalter verwendet werden, um die Mail an eine Rolle im Prozess zu versenden. Alle Anwender, denen diese Rolle zugeordnet wurde, erhalten dann die E-Mail.
Beispiel: Versand der E-Mail Genehmiger-Info an die nächste Rolle im Prozess
Im Beschaffungsprozess der Mustermann GmbH erhält die Leitung der Buchhaltung eine E-Mail, wenn ein neuer genehmigungspflichtiger Beschaffungsantrag vorliegt. Max Mustermann möchte die E-Mail Genehmiger-Info automatisch an alle Mitarbeiter senden, denen die Rolle Leitung Buchhaltung zugewiesen ist:
Dafür trägt er im Feld Empfänger den Namen der Rolle als Platzhalter ein:
#leitung_buchhaltung#
Als Platzhalter muss der technische Bezeichner einer Rolle eingegeben werden, nicht der Anzeigename!
Es können auch mehrere Rollen gleichzeitig eingetragen werden. Die Platzhalter müssen dann durch Komma (,), Semikolon (;) oder Leerzeile getrennt sein:
Experten-Tipp
Der Versand einer E-Mail an eine definierte Rolle ist unter anderem für Stellvertreter-Regelungen hilfreich. Statt die E-Mail-Adressen der Stellvertreter im E-Mail-Element eintragen oder ermitteln zu müssen, können Sie in der Scheer PAS Administration die Rollenrechte vergeben - und zum Beispiel nach Urlaubsende diese an gleicher Stelle einfach wieder entfernen. Weitere Informationen zur Verwaltung von Rollen finden Sie unter Managing Users.
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