Angebotserstellung

Im Vertrieb der Mustermann GmbH gehen regelmäßig Kundenanfragen ein. Diese werden mit dem Versand eines Angebots beantwortet, wenn genügend Kapazitäten für den Auftrag zur Verfügung stehen. Den Prozess der Angebotserstellung möchte Max Mustermann automatisieren und vereinfachen. Daher entwirft er die App Angebotserstellung.

Um den Prozess abzubilden und zu verwalten, legt Max Mustermann in seinem Cockpit das Projekt Angebotsprozess der Mustermann GmbH an:

Die App zum Erstellen eines Angebots wird im App Projekt Angebotserstellung verwaltet. Bei der Erstellung eines Angebots müssen die Mitarbeiter auch auf die Kundenadressen und auf die Dienstleistungsdatenbank zurück greifen. Daher werden diese beiden Datenbanken ebenfalls als App zur Verfügung gestellt:

Der Angebotsprozess

Trifft eine Kundenanfrage im Vertrieb der Mustermann GmbH ein, durchläuft diese verschiedene Teilprozesse, bevor ein Angebot erstellt werden kann:

• Erfassung der Anfrage:

  • Eine eingegangene Kundenanfrage wird zunächst als Ticket erfasst.

  • Erstellte Tickets werden im Anschluss einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen.

  • In einem dritten Schritt kalkuliert der zuständige Vertriebsmitarbeiter den Aufwand, den ein entsprechender Auftrag nach sich ziehen würde.

• Aufwandsprüfung:

  • Anschließend erfolgt eine zweistufige Aufwandsprüfung:

    • Für Anfragen mit einem Aufwand unter fünf Tagen kann ohne weitere Prüfung ein Angebot erstellt werden.

    • Anfragen mit einem höheren Zeitaufwand werden an den Leiter der Produktion gesendet. Dieser hat zu prüfen, ob die nötigen Kapazitäten frei sind und ein Angebot abgegeben werden kann oder nicht.

• Versand der Absage:

  • Lehnt der Leiter der Produktion die Anfrage mangels Kapazitäten ab, wird per E-Mail eine Absage versendet und der Prozess endet.

• Angebotserstellung:

  • Liegt der Aufwand für eine Anfrage unter fünf Tagen oder signalisiert der Leiter der Produktion bei höherem Aufwand sein Einverständnis, wird ein Angebot für den Kunden erstellt.

• Versand des Angebots:

  • Nach der Erstellung des Angebots wird dieses per E-Mail versendet und der Angebotsprozess endet.

Erfassung der Anfrage

Wenn eine neue Kundenanfrage eingetroffen ist, startet ein Vertriebsmitarbeiter die App Angebotserstellung. Der erste Prozessschritt Anfrage aufnehmen ist mit dem Formular Ticket verknüpft:

In diesem Formular wird die Anfrage als Ticket erfasst, es wird eine Ticketnummer zugewiesen. Der Name des Mitarbeiters, der die Anfrage erfasst hat, wird automatisch im Feld angelegt von eingetragen. Auch das Feld Datum der Anfrage wird bereits vorbelegt mit dem aktuellen Tagesdatum.

Auszufüllen sind die FelderProdukt und Inhalt der Anfrage. Die Kundendaten werden in der App Kundenadressen verwaltet, daher kann im Formular Ticket auf die Inhalte dieser App zurückgegriffen werden. Über die App Verknüpfung Firma kann der Mitarbeiter die Daten eines Bestandskunden direkt verlinken, indem er über die Lupe die Suchübersicht der App Kundenadressen öffnet und dort den Kunden auswählt.

Handelt es sich um die Anfrage eines Neukunden, kann er diesen direkt in die Kundendatenbank einfügen, indem er über das Plus-Icon die Neuanlage der App Kundenadressen öffnet und die entsprechen Daten eingibt. Die Daten werden mit dem Speichern sowohl in die Kundendatenbank als auch in das Formular Ticket übernommen:

Die Vertriebsmitarbeiter arbeiten die angelegten Tickets ab. Wenn ein Vertriebler ein Ticket öffnet, das er bearbeiten möchte, wählt er im Feld Vertriebsmitarbeiter seinen Namen aus. Damit erklärt er sich zum zuständigen Betreuer dieser Anfrage:

Im nächsten Formular muss der Vertriebsmitarbeiter im Feld Geschätzter Aufwand (in Tagen) das Ergebnis seiner Aufwandskalkulation eintragen. Eine Anleitung zur korrekten Kalkulation des Aufwands steht zum Download bereit, falls ein Mitarbeiter die Berechnungsgrundlagen nachschauen muss. Ist der geschätzte Aufwand eingetragen, läuft der Angebotsprozess in die Aufwandsprüfung:

Aufwandsprüfung

Teil des Angebotsprozesses ist eine zweistufige Aufwandsprüfung:

Zunächst wird über die XOR-Verzweigung geprüft, ob der Aufwand unter oder über fünf Arbeitstage liegt. Anfragen für Aufträge mit einer Dauer von bis zu fünf Arbeitstagen benötigen keine weitere Prüfung, der Prozess läuft an dieser Stelle direkt weiter in die Angebotserstellung. Anfragen für Aufträge, deren Bearbeitung über fünf Arbeitstage in Anspruch nimmt, müssen einen weiteren Prüfschritt passieren: Sie werden an die Leitung Produktion gesendet.

Der Leiter der Produktion prüft, ob die Kapazitäten der Firma ausreichen, um ein entsprechendes Angebot abgeben zu können. Sein Feedback gibt er im Formular Aufwandsprüfung ein.

• Hat er die Anfrage angenommen, läuft der Prozess weiter in die Angebotserstellung.

• Hat er abgelehnt, dass die Anfrage mit einem Angebot beantwortet wird, wird der Teilprozess Versand der Absage angestoßen.

Versand der Absage

Die Ablehnung durch den Leiter der Produktion führt zum Versand der E-Mail Absage:

Anschließend wird das Formular Absage angezeigt. Mit der Anzeige des Formulars endet der Angebotsprozess an dieser Stelle:

Angebotserstellung

Beträgt der Aufwand für einen potentiellen Auftrag unter fünf Tage oder stimmt der Leiter Produktion bei einem höheren Aufwand der Abgabe eines Angebots zu, kann ein Angebot erstellt werden:

Im Formular Angebot werden die Daten des Angebots eingetragen. Die Angebotsnummer wird automatisch vergeben. Weitere Angaben können im Feld Angebotsdetails erfasst werden. Da alle Dienstleistungen der Mustermann GmbH in der App Dienstleistungsdatenbank verwaltet werden, kann bei der Erstellung des Angebots auf die Daten der Dienstleistungsdatenbank zurückgegriffen werden. Die App Verknüpfung Angebot Dienstleistungen verlinkt auf die Inhalte der Dienstleistungsdatenbank, die über die Lupe aufgerufen und ausgewählt werden können. Mit der Übernahme der Daten aus der Dienstleistungsdatenbank sind die Daten für die Erstellung eines Angebots vollständig erfasst und das Angebot kann erstellt und versendet werden:

Versand des Angebots

Nachdem das Angebot von einem Vertriebsmitarbeiter erstellt wurde, kann es per E-Mail versendet werden:

Der Angebotsprozess endet mit der Anzeige des Alerts Angebot:

Mit dem Versand des Angebots ist der Angebotsprozess der Mustermann GmbH beendet.

Die App Kundenadressen

Mit Hilfe der App Kundenadressen werden die Kundendaten der Mustermann GmbH verwaltet. Der App liegt ein linearer Prozess mit vier Formularen zugrunde:

Über die Neuanlage der App wird das Formular Kunde geöffnet. Hier werden der Name der Firma und der Name des Ansprechpartners beim Kunden inklusive seiner Funktion im Unternehmen eingegeben:

Im Formular Kundenadresse werden die vorhandenen Daten um die Firmenadresse ergänzt:

Mit der Eingabe von Telefonnummern und E-Mail-Adresse werden die Kundendaten im Formular Kontaktdaten komplettiert:

Im letzten Prozessschritt wird eine Übersicht der gespeicherten Daten im Modus nur lesbar angezeigt. Über den Button Schließen kann man die App verlassen:

Die Übersicht der App Kundenadressen enthält die Daten aller bereits angelegten Kunden:

Die App Dienstleistungsdatenbank

Die Mustermann GmbH bietet verschiedene Dienstleistungen an. Diese werden in der Dienstleistungsdatenbank verwaltet. Der zugehörige Prozess besteht nur aus einem Schritt mit Formular

Über die Neuanlage der App wird das Formular Dienstleistungen aufgerufen. Hier kann eine Dienstleistung mit Name, Preis, zuständigem Ansprechpartner und dem möglichen Rabatt eingegeben werden:

Die Übersicht der App enthält alle Dienstleistungen auf einen Blick: