Bevor die Mustermann GmbH einen neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag begrüßt, wird der Eintritt des neuen Kollegen vorbereitet. An diesem Onboarding-Prozess sind mehrere Abteilungen beteiligt, denen dafür die App Onboarding zur Verfügung gestellt wird.

Der Onboardingprozess

An seinem ersten Arbeitstag bei der Mustermann GmbH soll ein neuer Mitarbeiter bereits einen eingerichteten Arbeitsplatz vorfinden. Die Vorbereitungen für das Onboarding verteilen sich auf mehrere Fachabteilungen. Um das Zusammenspiel der Akteure zu koordinieren und sicherzustellen, dass am ersten Tag des neuen Kollegen auch alles abgearbeitet ist, möchte Max Mustermann die App Onboarding einführen.

Der Onboardingprozess umfasst mehrere Teilprozesse, die von unterschiedlichen Akteuren abgearbeitet werden:

• Mitarbeiter-Anlage:
  • Sobald der HR-Abteilung ein unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegt, wird das Formular Mitarbeiter-Anlage ausgefüllt. Hier werden die Basisdaten des neuen Mitarbeiters erfasst.
• Einarbeitungsplan:
  • Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters erstellt einen Einarbeitungsplan.
• Vorbereitung der technischen Ausstattung:
  • Die IT-Abteilung bereitet die technische Ausstattung des neuen Mitarbeiters vor: Es wird eine E-Mail-Adresse für ihn angelegt, sein Laptop wird mit der nötigen Software versehen und sein Diensthandy wird konfiguriert.
• Vorbereitung Büroausstattung:
  • Das Facility-Management hat die Aufgabe, die Büroräumlichkeiten für den neuen Mitarbeiter einzurichten: Ihm wird ein Büro zugeteilt, das eingerichtet werden muss. Außerdem erhält der neue Kollege einen Schlüssel für das Bürogebäude, der für die entsprechenden Etagen freizuschalten ist.
• Rückmeldung an HR:
  • Haben alle Fachabteilungen ihre Aufgaben erledigt, wird die HR-Abteilung informiert. Das Formular Onboarding Zusammenfassung gibt den  beteiligten Abteilungen einen Überblick über alle erfassten Daten.
• Benachrichtigung des neuen Mitarbeiters:
  
  • Zum Abschluss wird eine Infomail an den neuen Mitarbeiter versendet, an die eine Anfahrtsbeschreibung und Informationen zum ersten Arbeitstag angehängt sind.
    

Mitarbeiter-Anlage

Der Onboardingprozess wird durch die HR-Abteilung angestoßen.

Sobald ein unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegt, füllt ein HR-Mitarbeiter das Formular Mitarbeiter-Anlage aus. Die nächsten Prozessschritte finden in unterschiedlichen Fachabteilungen statt. Da die Fachabteilungen ihre jeweiligen Arbeitsaufgaben aber unabhängig voneinander erledigen können, startet nach der Mitarbeiter-Anlage eine parallele Ausführung (im EPK-Modell als AND-Verzweigung modelliert).

Die folgenden Schritte laufen parallel ab: Die drei beteiligten Fachabteilungen Vorgesetzter, IT und Facility erhalten jeweils eine Mail mit der Information, dass sie Arbeitsaufgaben für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters zu erledigen haben. Ihre spezifischen Arbeitsaufgaben können die Fachabteilungen unabhängig voneinander abarbeiten.

Einarbeitungsplan

	Nachdem der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters die Mail Info an Vorgesetzten erhalten hat, muss er das Formular Einarbeitungsplan ausfüllen.
	Im Formular kann er den erstellten Einarbeitungsplan als Datei hochladen. In einem weiteren Feld kann er außerdem zusätzliche Informationen/Anmerkungen erfassen. Anschließend sind seine Aufgaben für das Onboarding beendet und er kann das Formular über den Button Vorbereitungen abgeschlossen verlassen.

Vorbereitung der technischen Ausstattung

Die IT-Abteilung erhält ebenfalls per Mail die Information, dass technische Vorbereitungen für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters zu treffen sind. Da die IT mehrere Arbeitsschritte zu bewältigen hat, wurden diese in der Unter-EPK Vorbereitungen Technik modelliert.

Der Unterprozess Vorbereitungen Technik startet mit der Anlage einer E-Mail-Adresse für den neuen Mitarbeiter. Anschließend  müssen Laptop und Diensthandy des neuen Mitarbeiters konfiguriert werden. Da diese beiden Schritte parallel ausgeführt werden können, wird hier ebenfalls eine AND-Verzweigung eingesetzt. Erst wenn beide Schritte ausgeführt wurden, läuft der Prozess weiter in den abschließenden Schritt Zusammenfassung IT anzeigen.

	Die IT legt für den neuen Kollegen eine E-Mail-Adresse an und trägt diese im Formular Onboarding Email ein.
	Im Anschluss startet die parallele Ausführung und der IT-Mitarbeiter kann sich entscheiden, welchen der nächsten Arbeitsschritte er zuerst ausführen möchte.
	Im Formular Onboarding Laptop wird festgehalten, dass der Computer für den neuen Mitarbeiter bereit steht. Außerdem kann die IT Anmerkungen zur Konfiguration eintragen.
	Ist die Konfiguration des Mobiltelefons abgeschlossen, wird im Formular Onboarding Handy die Telefonnummer eingetragen. Weitere Informationen zum Telefon können im Feld Anmerkungen zum Diensthandy festgehalten werden.
	Erst wenn die beiden parallelen Schritte Laptop konfigurieren und Diensthandy konfigurieren abgeschlossen sind, kann das Formular IT: Onboarding final angezeigt werden. Das Formular bietet eine Zusammenfassung aller Einträge der IT-Abteilung, diese können noch einmal überprüft und ergänzt werden. Sind alle Informationen enthalten, wird das Formular über den Button Vorbereitungen abgeschlossen verlassen. Die IT-Abteilung hat damit ihren Beitrag zum Onboarding geleistet.

Vorbereitung Büroausstattung

Die Abteilung Facility wird ebenfalls per E-Mail darüber informiert, dass Vorbereitungen für einen neu eingestellten Mitarbeiter zu treffen sind. Auch das Facility Management hat mehrere Arbeitsaufgaben zu erledigen, die in der Unter-EPK Vorbereitungen Büro modelliert sind.

Die Arbeitsschritte der Abteilung Facility laufen nacheinander ab:

	Zunächst wird ein Raum für das Büro des neuen Mitarbeiters festgelegt und im Formular Onboarding Raum eingetragen.
	Wenn der Arbeitsschritt Schlüssel konfigurieren ausgeführt wurde, sind im Formular Onboarding Schlüssel die Schlüsselnummer und die Informationen zur Schlüsselfreigabe einzutragen.
	Ist das Büro des neuen Mitarbeiters fertig eingerichtet, wird dies im Formular Onboarding Büro bestätigt. Hier können auch Zusatzinformationen zur Büroausstattung erfasst werden.
	Hat die Facility alle Arbeitsschritte durchlaufen, werden im letzten Schritt noch einmal alle Daten in einer Zusammenfassung angezeigt. Das Formular Facility: Onboarding final kann über den Button Vorbereitungen abgeschlossen verlassen werden. Damit signalisiert die Abteilung Facility, dass sie ihre Aufgaben im Onboardingprozess abgeschlossen hat.

Rückmeldung an HR

	Erst wenn die letzte der drei Abteilungen ihre Arbeit abgeschlossen hat, wird die HR-Abteilung per E-Mail darüber informiert, dass alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden.
	Im Anschluss können alle Beteiligten das Formular Onboarding Zusammenfassung einsehen, das eine Übersicht über die Einträge sämtlicher Abteilungen anbietet. Die HR-Abteilung kann in diesem Schritt noch Anmerkungen hinzufügen, bevor das Formular über den Button Speichern & Schließen geschlossen wird.

Benachrichtigung des neuen Mitarbeiters

Mit dem Versand der Infomail an den neuen Mitarbeiter ist der Onboardingprozess abgeschlossen.