Bei der Ausführung einer Business App werden Formulare mit Daten befüllt. Formularfelder können zwar auch automatisch vom System gefüllt werden, ein Formular wird aber immer von einem Anwender abgeschlossen. Der Anwender kann ein Formular auf verschiedenen Wegen verlassen:
- Er wechselt zum nächsten Prozessschritt: Das nächste Formular öffnet sich.
- Er wechselt zum vorherigen Prozessschritt: Das vorherige Formular öffnet sich.
- Er schließt das Formular über einen entsprechend konfigurierten Button (siehe Seite Ein Formular automatisch schließen).
- Er schließt das Browserfenster bzw. den Browsertab, in dem das Formular geöffnet ist.
Der letzte Prozessschritt
Wenn eine Instanz den letzten Prozessschritt erreicht hat, wird der Anwender darüber informiert. Im letzten Formular wird nach dem Speichern die folgende Hinweismeldung eingeblendet:
| In einem Responsiven Formular wird die Meldung oben rechts eingeblendet. |
| In einem Mobilen Formular erscheint der Hinweis im Kopf des Formulars. |
Der Inhalt des letzten Formulars wird schreibgeschützt angezeigt: Die Daten können nicht mehr verändert werden. Auch die Schaltflächen funktionieren im letzten Prozessschritt nicht mehr - mit einer Ausnahme: Wurde ein Button Zur Übersicht eingefügt, kann man das letzte Formular über diesen Button verlassen und in die zugehörige Suchübersicht wechseln.
Das Verhalten des letzten Prozessschrittes ist ein Sonderfall. Die Anzeige nach Ausführung des letzten Prozessschrittes variiert je nach Element, mit dem die letzte Funktion verknüpft ist.
Bei der Modellierung des letzten Prozessschrittes gilt es auch Folgendes zu bedenken: Wenn man in der Übersicht auf eine Instanz klickt, wird diese immer im letzten Zustand geöffnet, in dem die Instanz sich beim Speichern befunden hat. Hängt an diesem Schritt kein Formular, kann die Instanz nicht angezeigt werden.
Letzter Prozessschritt mit Formular
| Ist am letzten Prozessschritt ein Formular angehängt, wird zunächst das Formular angezeigt und kann ausgefüllt werden. |
| Ist der Button zum Speichern der Instanzen nicht nur mit der Option Instanz speichern, sondern auch mit der Option Zum nächsten Prozessschritt versehen, erscheint nach dem Klick die Meldung Es konnte kein nächster Prozessschritt gefunden werden. Beispiel: Der Button Speichern & Weiter in Datenblatt 3 ist mit den Optionen Instanz speichern und Zum nächsten Prozessschritt ausgestattet. Beim Klick auf den Button werden die eingegebenen Daten zwar gespeichert, da es aber keinen nächsten Prozessschritt gibt, wird oben rechts die Meldung Es konnte kein nächster Prozessschritt gefunden werden angezeigt. |
| Der Anwender hat nun zwei Möglichkeiten, das Formular zu verlassen:
|
Das Formularfenster automatisch schließen
Man kann einen Button auch so konfigurieren, dass sich das aktuelle Formular nach dem Klick automatisch schließt. Dafür aktiviert man die Option Ausführung abbrechen.
Achtung: Alle nachfolgenden Funktionsschritte werden nicht mehr ausgeführt, der Prozess wird an dieser Stelle abgebrochen.
Die Konfiguration eines Schließen-Buttons empfiehlt sich daher nur für das Formular des letzten Prozessschrittes.
| Beispiel: Der Default-Button aus Datenblatt 3 wird umbenannt in Speichern & Schließen. Statt Zum nächsten Prozessschritt wird die Option Ausführung abbrechen aktiviert. Außerdem wird der Button als Default hervorgehoben und mit den Optionen Instanz speichern und Validierung durchführen versehen. |
| Bei der Ausführung des Formulars bewirkt ein Klick auf Speichern & Schließen, dass die eingegebenen Daten validiert und gespeichert werden. Nach dem Speichern wird der Prozess abgebrochen, das Formularfenster bzw. -tab schließt sich automatisch. |
| In der Suchübersicht erscheint der angelegte Datensatz: Die Daten wurden vor dem Abbruch des Prozesses wie gewünscht gespeichert. |
Letzter Prozessschritt ohne Formular
| Am letzten Prozessschritt muss nicht unbedingt ein Formular angehängt sein. Denkbar ist auch, dass der Prozess mit der Ausführung eines Workers beendet wird, z.B. wenn der letzte Schritt der Versand einer Bestätigungsmail ist. |
| Beispiel: Das Ausfüllen von Datenblatt 3 ist für den Anwender der letzte sichtbare Prozessschritt. Nach dem Klick auf Speichern & Weiter wird der nächste Prozessschritt Bestätigungsmail versenden aufgerufen und der Versand der E-Mail Datenbestätigung angestoßen. |
| Da die E-Mail direkt vom System versendet wird, bekommt der Anwender nach dem Klick auf den Button Speichern & Weiter eine leere Seite angezeigt. Der Prozess ist beendet, der Anwender kann das leere Fenster bzw. Tab schließen. |
Die Anzeige eines leeren Fensters vermeiden
| Ein leeres Fenster am Ende des Prozesses kann für den Anwender verwirrend sein. Um die Anzeige eines leeren Fensters bzw. Tabs zu vermeiden, empfiehlt sich das Einfügen eines Abschlussformulars. |
| Dies kann eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten sein (zum Beispiel unter Einsatz des Formularelements Instanzanzeige), eine einfache Anzeige, dass die eingegebenen Daten gespeichert wurden oder eine Bestätigung, dass eine E-Mail versendet wurde. Das Anhängen eines letzten Formulars erlaubt es dem Modellierer auch, weitere Buttons einzufügen. So kann er dem Anwender zum Abschluss des Prozesses die Möglichkeit geben, in die Suchübersicht zu wechseln oder das Formular direkt per Button zu schließen. |
Letzter Prozessschritt mit Formular
 | Ist am letzten Prozessschritt ein Formular angehängt, wird zunächst das Formular angezeigt und kann ausgefüllt werden. |
| Klickt man im letzten Formular auf Weiter, wird der Hinweis eingeblendet, dass man das Ende des Prozesses erreicht hat. |
| Die Buttons Zurück, Speichern und Weiter können nicht mehr verwendet werden. |
| Nur der Button Zur Übersicht ist noch funktionstüchtig. Über diesen Button kann der Anwender das Formular verlassen und zur zugehörigen Übersicht wechseln. |
| Im Browsertab wird das ausgefüllte Formular durch die Ansicht der Suchübersicht ersetzt. |
| Alternativ kann der Anwender den Browsertab schließen, in dem das Formular geöffnet ist. |
Letzter Prozessschritt ohne Formular
 | Am letzten Prozessschritt muss nicht unbedingt ein Formular angehängt sein. Denkbar ist auch, dass der Prozess mit der Ausführung eines Workers beendet wird, zum Beispiel wenn der letzte Prozessschritt der Versand einer E-Mail ist. |
| Das Ausfüllen von Datenblatt 3 ist für den Anwender der letzte sichtbare Prozessschritt. Nach dem Klick auf Speichern & Weiter wird der nächste Prozessschritt Bestätigungsmail versenden aufgerufen und der Versand der E-Mail Datenbestätigung angestoßen. |
| Die E-Mail wird im Hintergrund versendet. Damit hat der Anwender des Ende des Prozesses erreicht und der entsprechende Hinweis wird eingeblendet. Dem Anwender wird nach dem Klick auf den Button Speichern & Weiter das letzte Formular des Prozesses angezeigt. Die eingegeben Daten sind jetzt schreibgeschützt. Änderungen sind nicht mehr möglich: Die Schaltflächen Zurück, Speichern sowie Speichern & Weiter sind nicht mehr verwendbar. |
| Im letzten Formular wurde allerdings auch ein Button Zur Übersicht eingefügt. Über diese Schaltfläche kann der Anwender das Formular verlassen und in die zugehörige Übersicht wechseln. |
Ein Formular automatisch schließen
Häufig ist gewünscht, dass ein Formular direkt geschlossen wird, wenn ein Anwender einen Button angeklickt hat - zum Beispiel, wenn der letzte Prozessschritt erreicht ist und der Anwender keine weiteren Aktionen ausführen kann. Für diese Anwendungsfälle empfiehlt es sich, einen Speichern & Schließen-Button in das Formular einzufügen. Dafür werden die Buttoneigenschaften Ausführung abbrechen und Instanz speichern aktiviert.
Achtung: Alle nachfolgenden Funktionsschritte werden nicht mehr ausgeführt, der Prozess wird an dieser Stelle abgebrochen.
Nachfolgende Worker, zum Beispiel zum Versand von E-Mails, werden nach dem Prozessabbruch nicht mehr ausgeführt. Da die aktuellen Formulareingaben vor dem Schließen des Formulars aber gespeichert werden, bleibt der Zugriff auf die Instanz erhalten.
Beispiel: Einfügen eines Speichern & Schließen-Buttons
| Der Default-Button aus Datenblatt 3 wird umbenannt in Speichern & Schließen. Statt Zum nächsten Prozessschritt wird die Option Ausführung abbrechen aktiviert. Außerdem wird der Button als Default hervorgehoben und mit den Optionen Instanz speichern und Validierung durchführen versehen. |
| Bei der Ausführung des Formulars bewirkt ein Klick auf Speichern & Schließen, dass die eingegebenen Daten validiert und gespeichert werden. Nach dem Speichern wird der Prozess abgebrochen, das Formularfenster bzw. -tab schließt sich automatisch. |
| In der Suchübersicht erscheint der angelegte Datensatz: Die Daten wurden vor dem Abbruch des Prozesses wie gewünscht gespeichert. Öffnet man die Instanz, wird diese in dem Formular geöffnet, in dem die Daten vor dem Abbruch eingegeben wurden. |
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