Eine Anforderung an BPaaS ist es, Instanzdaten aus Apps für die Verwendung in anderen Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel sollen Adressdaten aus einer App für den Briefkopf in einem Word-Dokument übernommen werden oder die Daten für ein Angebot oder eine Rechnung in ein entsprechendes Word-Template geschrieben werden. BPaaS bietet daher die Möglichkeit, Instanzdaten zu exportieren. Momentan wird der Export nach Word und Excel unterstützt. Aus Word-Dateien können anschließend auch PDF-Dokumente erstellt werden.

Word-Export

Für den Export von Instanzdaten nach Word werden zwei Grundlagen benötigt:

• Ein Word-Template, in das die Daten exportiert werden können.
• Ein Worker in BPaaS, der entsprechendes Coding enthält.

Das Template enthält Platzhalter für die Werte, die aus den Instanzen übernommen werden sollen.

Die Abbildung zeigt beispielhaft das Template für eine Rechnung:

	Das Word-Dokument wird in BPaaS hochgeladen. Die Vorlage kann in einem Formular hochgeladen oder von einem Administrator direkt im System bereit gestellt werden.
	In einem zweiten Schritt werden benötigte Daten über ein Formular eingegeben. Über die Integration externer Datenquellen können auch Daten aus Fremdsystemen verwendet werden.
	Der Anwender soll selbst bestimmen ob und wann er einen Export der Daten erzeugen möchte. Daher wird für die Ausführung des Exports eine Buttonfunktion verwendet. Im Formular wird ein Button angelegt und entsprechend benannt, zum Beispiel Export nach Word. Das für den Export nötige Coding wird in der Buttonfunktion nach dem Anklicken hinterlegt. Der Anwender kann den Export über den Button starten. Der Export kann auch über einen Worker ausgeführt werden, zum Beispiel wenn das entsprechende Dokument nach einem Prozessschritt immer heruntergeladen werden soll.

Das Coding muss für jedes Template individuell angepasst werden. Bei der Ausführung des Codes werden die Instanzdaten den entsprechenden Platzhaltern im Template zugewiesen und der Download der Datei veranlasst.

Platzhalter

Im Word-Template werden Platzhalter verwendet, die beim Export durch die Werte der Instanz ersetzt werden. Beim Verwenden von Platzhaltern ist es wichtig, dass im Platzhalter immer der technische Bezeichner des Feldes (Feldname im Container) verwendet wird.

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

{meinText}

{%meinBild}

{#table}

  {column_1}, {column_2}, {column_3}

{/table}

PDF-Erstellung

In vielen Anwendungsfällen möchte man kein Word-Dokument erstellen, da Word-Dateien von Anwendern noch geändert werden können. In diesen Fällen bietet sich die Erstellung eines PDF-Dokumentes an. BPaaS bietet zwei Möglichkeiten, ein PDF zu generieren:

• Ein Word-Export wird anschließend in ein PDF umgewandelt.
  Dafür muss lediglich das Coding des Word-Exports ergänzt werden.
• Eine bereits im Container vorliegende Word-Datei wird in ein PDF umgewandelt.
  Dies ermöglicht es beispielsweise, eine vom Anwender in einem Formular hochgeladene Datei als PDF auszugeben.

Excel-Export

Für den Export von Instanzdaten nach Excel werden zwei Grundlagen benötigt:

• Ein Excel-Template, in das die Daten exportiert werden können.
• Ein Worker in BPaaS, der entsprechendes Coding enthält.

Das Template enthält jeweils eine Spalte für die Werte, die aus den Instanzen übernommen werden sollen.

Die Abbildung zeigt beispielhaft das Template für den Export aus einer App mit Kundenadressen:

Das Coding muss für jedes Template individuell angepasst werden. Bei der Ausführung des Codes werden die Instanzdaten den entsprechenden Platzhaltern im Template zugewiesen und der Download der Datei veranlasst.