Der Versand von E-Mails aus BPaaS heraus wird häufig verwendet, um einen Anwender zu informieren, dass ein neuer Arbeitsvorrat für ihn vorliegt. Beispielsweise kann ein Genehmiger automatisch darüber informiert werden, dass ein neuer, genehmigungspflichtiger Antrag vorliegt, den er bearbeiten muss.
Versand eines Einstiegslinks
Um dem Anwender seine Aufgabe zu erleichtern, kann man in der Mail einen Link senden, der ihn nach dem Einloggen direkt auf den Arbeitsvorrat führt. Der "Umweg" über das Cockpit entfällt, der Anwender kann direkt mit der Arbeit beginnen.
Beispiel: Versand des Einstiegslinks für eine Suchübersicht
 | Im Beschaffungsprozess der Mustermann GmbH ist vorgesehen, dass die Leitung Buchhaltung einen Beschaffungsantrag genehmigen muss, wenn der Verfügungsrahmen überschritten wurde. Wird ein genehmigungspflichtiger Antrag neu angelegt, erhält die Leitung Buchhaltung automatisch die E-Mail Genehmiger-Info. |
 | Die Inhaltsvorlage der E-Mail enthält einen Standardtext mit Platzhaltern. Wenn die Leitung Buchhaltung die Mail erhält, weiß sie, dass ein neuer Antrag zu bearbeiten ist. Das Feld Inhaltsvorlage der E-Mail enthält einen Standardtext mit Platzhaltern. Wenn die Leitung Buchhaltung die Mail erhält, weiß sie, dass ein neuer Antrag zu bearbeiten ist.
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 | Um den Antrag zu bearbeiten, muss sich der zuständige Genehmiger in BPaaS einloggen. Im Cockpit kann er über seine Kachel Übersicht Genehmigung Leiter Buchhaltung die Übersicht öffnen, den entsprechenden Antrag auswählen und bearbeiten. |
| Max Mustermann möchte seinen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. In der E-Mail Genehmiger-Info soll der Link für die Übersicht Genehmigung Leiter Buchhaltung mitgesendet werden. Max öffnet das zugehörige App Projekt und dort den gewünschten Einstiegslink Übersicht Genehmigung Leiter Buchhaltung. |
 | Er kopiert den Link der Übersicht aus der Adresszeile im Browser. Der Link enthält neben dem Namen des Mustermann-BPaaS-Systems auch die ID der geöffneten Übersicht. |
Sie können den Link auch über den Teilen-Button der zugehörigen Kachel kopieren:  Über den Button öffnen Sie das Fenster Link zu Scheer PAS-Modell ... teilen. Hier finden Sie den Link und die Schaltfläche In die Zwischenablage kopieren:
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| Diesen Link baut Max Mustermann in die Inhaltsvorlage der E-Mail Genehmiger-Info ein. Diesen Link baut Max Mustermann im Feld Inhaltsvorlage der E-Mail Genehmiger-Info ein.
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 | Die versendete E-Mail enthält den Link, der direkt angeklickt werden kann. |
 | Die Homepage des BPaaS-Systems der Mustermann GmbH wird geöffnet, die Leitung Buchhaltung kann sich einloggen. |
 | Nach dem Einloggen öffnet sich direkt die Übersicht Genehmigung Leiter Buchhaltung mit der neuen Instanz. |
| Analog zu unserem Beispiel kann auch der Link für eine Neuanlage versendet werden. |
| Der kopierte Link wird in einer entsprechenden E-Mail eingefügt. Der kopierte Link wird im Feld Inhaltsvorlage einer E-Mail eingefügt.  |
 | Nach dem Einloggen öffnet sich für den Anwender dann direkt das zugehörige Formular. |
Achtung bei rollenbasierten Apps
Arbeiten Sie in Ihrer App mit Rollen? Beachten Sie in diesem Fall, dass den Anwendern, die den Link erhalten, auch die entsprechenden Rollen zugeordnet sein müssen.
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